Mitgliederversammlungen

Ungeachtet der bei der Einberufung zu beachtenden Formalien wie Einberufungsmodalitäten, Regelungen zur Tagesordnung oder auch zu Abstimmungen sollten zur Durchführung und zum Ablauf der Mitgliederversammlung bereits im Vorfeld konkrete Vorüberlegungen angestellt werden. Diese haben sich zunächst auf die Fragen zu konzentrieren, welche Anträge vorliegen, wie diese zu behandeln sind und welche Ergebnisse in der Mitgliederversammlung erreicht werden sollen. Daraus leiten sich dann organisatorische, aber auch taktische Überlegungen über die Verfahrensweisen ab, z.B. bei der Festlegung des Tagungsortes und der Gestaltung des Tagungslokals einschließlich dessen technischer Ausstattung, der Zulassung von Gästen und Presse, der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte, der Art der Ab-stimmungs- und Wahlverfahren oder auch des Einsatzes von „Hilfspersonen“. Besondere Bedeutung kommt dabei der Vorbereitung der Versammlungsleitung zu.

Die Mitgliederversammlung wird von der in der Satzung vorgesehenen Person geleitet, danach regelmäßig vom Vorsitzenden des Vereins. Dessen Abberufung durch die Mitgliederversammlung ist gegen dessen Willen nicht möglich. Sieht die Satzung zur Sitzungsleitung keine Bestimmung vor oder ist der ursprünglich vorgesehene Versammlungsleiter verhindert, wählt die Versammlung den Versammlungsleiter selbst.

Der Versammlungsleiter hat den ordnungsgemäßen technischen Ablauf der Versammlung und die Ordnung im Versammlungsraum sicherzustellen. Dazu sind ihm unabhängig von einer Vereinsordnung bereits aufgrund seiner Aufgabenstellung neben der Ausübung des Hausrechts konkrete Befugnisse eingeräumt, nämlich

• als unentziehbare Befugnisse

die Eröffnung der Versammlung, die Abwicklung der Tagesordnung, die Verhängung von Ordnungsmaßnahmen, die Feststellung der Ergebnisse, die Überwachung der Protokoll-führung und die Schließung der Versammlung,

und

• als entziehbare Befugnisse

die Führung der Anwesenheitsliste, die Zulassung von Gästen, die Festlegung der Abstimmungsmodalitäten und der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte und die Unterbrechung der Versammlung.

Dagegen zählen nicht zu den Befugnissen des Versammlungsleiters alle Maßnahmen, aufgrund derer unmittelbar in die Rechte der Mitglieder eingegriffen wird, so bei Beschränkung der Redezeit, der Entscheidung über den Schluss der Rednerliste oder der Debatte, bei Absetzung von Tagesordnungspunkten, beim Abbruch der Mitgliederversammlung oder bei Fertigung von Ton- oder Bildaufzeichnungen. Diese Befugnisse stehen ausschließlich der Mitgliederversammlung selbst zu und werden von dieser durch Mehrheitsbeschluss entschieden.

Nachfolgend sollte für den ordnungsgemäßen Ablauf der Mitgliederversammlung beachtet werden:

• Öffentlichkeit

Die Mitgliederversammlung ist nicht öffentlich. Zugelassene Gäste können teilnehmen, haben jedoch weder ein Rede- noch ein Stimmrecht.

• Leitung der Versammlung

Der Versammlungsleiter ist zur Neutralität verpflichtet. Ist der Versammlungsleiter bei Anträgen, Beratungen oder Abstimmung in eigener Person betroffen, hat er für diesen Tagesordnungspunkt die Versammlungsleitung an einen von der Mitgliederversammlung gewählten Sitzungsleiter abzugeben.

• Eröffnung der Versammlung

Der Versammlungsleiter eröffnet formell die Sitzung und stellt die ordnungsgemäße Einberufung fest. Anhand der Anwesenheitsliste hält er die Anzahl der erschienenen stimmberechtigten Mitglieder fest und prüft die Beschlussfähigkeit der Versammlung. Sieht die Satzung keine anderweitige Regelung vor, ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ohne Mindestanzahl von anwesenden Mitgliedern beschlussfähig.

• Tagesordnung

Nach der Eröffnung werden die Tagesordnung sowie eventuelle Ergänzungen um fristgerecht eingegangene Anträge bekannt gegeben und notfalls die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte neu festgelegt.

• Wortmeldungen und Redeordnung

Der Versammlungsleiter teilt bei Aussprachen und Beratungen in der Reihenfolge der Wortmeldungen das Wort. Es wird eine Rednerliste geführt. Die Redezeit kann durch Beschluss der Versammlung begrenzt werden. Vor einer Aussprache wird zunächst der Antragsteller gehört. Bei einem Geschäftsordnungsantrag auf Schluss der Debatte wird vor einer Abstimmung die noch offene Rednerliste verlesen.

• Anträge zur Geschäftsordnung

Der Versammlungsleiter kann jederzeit das Wort zur Geschäftsordnung ergreifen und den Redner unterbrechen. Jeder Teilnehmer kann das Wort zur Geschäftsordnung außerhalb der Rednerliste verlangen.

• Ordnungsmaßnahmen und Hausrecht

Unqualifizierte Äußerungen sind vom Leiter zu unterbinden, bei Wiederholung ist dem Störer das Wort zu entziehen. Störer können aus dem Saal verwiesen werden. Bei Störungen kann die Versammlung unterbrochen werden.

• Abstimmungen

Über jeden Beratungsgegenstand wird einzeln abgestimmt. Jeder Antrag ist vor der Abstimmung nochmals bekannt zu geben. Abstimmungsvorlagen sind so zu formulieren, dass sie mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Liegen zu einem Beschlussgegenstand mehrere Anträge vor, ist über den weitestgehenden zunächst abzustimmen. Bestehen Zweifel, welcher Antrag der weitestgehende ist, wird darüber ohne Aussprache vorab abgestimmt.

Über Dringlichkeitsanträge, also Anträge, die nach Ablauf einer Antragsfrist eingereicht wurden, kann nur abgestimmt werden, wenn dies in der Satzung ausdrücklich zugelassen wird; dazu wird zunächst darüber entschieden, ob der Dringlichkeitsantrag auf die Tagesordnung gesetzt wird, erst danach erfolgt die Abstimmung in der Sache selbst.

• Abstimmungsverfahren

Abstimmungen erfolgen als offene Abstimmungen durch Handzeichen oder als geheime Abstimmungen durch Abgabe von Stimmzetteln. Grundsätzlich ist offen abzustimmen, es sei denn, dass auf Antrag hin durch Mehrheitsbeschluss geheime Abstimmung verlangt wird.

• Abstimmungsmehrheiten

Die erforderlichen Mehrheiten ergeben sich aus der Satzung. Abstimmungsergebnisse werden durch den Leiter festgestellt, bekannt gegeben und mit konkreter Stimmverteilung in das Protokoll aufgenommen.

• Wahlen

Liegt nur ein Wahlvorschlag vor, wird regelmäßig offen abgestimmt, wenn nicht auf Antrag eine geheime Abstimmung beschlossen wird. Liegen mehrere Vorschläge vor, wird geheim abgestimmt.
Zur Durchführung der Wahlen kann aus der Mitte der Versammlung ein Wahlausschuss bestellt werden, der für diesen Tagesordnungspunkt – meist zusammen mit der vorausgehenden Entlastung – die Versammlungsleitung übernimmt.

• Schließung der Versammlung

Der Versammlungsleiter schließt formell die Versammlung. Mit der Schließung ist die Versammlung aufgelöst, es können keine weiteren Beschlüsse mehr gefasst werden.

• Versammlungsprotokoll

Über die Mitgliederversammlung wird ein Protokoll geführt, dass zumindest die wesentlichen Beschlussergebnisse enthalten muss. Das Protokoll wird vom Versammlungsleiter und dem Protokollführer unterzeichnet.

Im Hinblick auf einen reibungslosen und für alle Beteiligten zufriedenstellenden Ablauf der Mitgliederversammlung sollte daher durch den Vorstand rechtzeitig eine sorgfältige Vorplanung erfolgen, wozu vorstehende Hinweise als eine Art Checkliste dienen können.

RA Richard Didyk, 17. Juni 2019, München