Eintragung in das Vereinsregister

Im Zusammenhang mit dem eingetragenen Verein gibt es bestimmte Tatsachen, die im Rechtsverkehr von wesentlicher Bedeutung sind und daher der Öffentlichkeit zugänglich sein müssen. Mit dem Vereinsregister wurde dazu ein Verzeichnis eingerichtet, in dem die wichtigsten Rechtsverhältnisse des Vereins hinterlegt und für jedermann einzusehen sind (§ 79 BGB). Um die Vollständigkeit und Aktualität der erfassten Daten zu garantieren, wurde zugleich gesetzlich festgelegt, welche Vereinsvorgänge durch wen, wann, wo und in welcher Form zur Eintragung anzumelden sind. Soweit es die rechtlichen Grundlagen des Vereins betrifft, nämlich seine Rechtsfähigkeit und seine Satzung, besteht darüber hinaus der Vorbehalt, dass sie erst dann Wirksamkeit erlangen, wenn sie im Vereinsregister eingetragen worden sind (§§ 21, 59, 71 BGB).

Das Vereinsregister wird beim Amtsgericht geführt. Das für den Verein örtlich zuständige Amtsgericht ist dabei das Gericht, in dessen Bezirk der Verein seinen Sitz hat. Zunehmend erfolgt eine landesweise oder auch bezirksweite Zentralisierung der Vereinsregister auf bestimmte Amtsgerichte, die dann ausschließlich zuständig sind. Funktionell zuständig und damit konkreter Ansprechpartner beim Vereinsregister ist nach § 3 Nr. 1a RPflG der Rechtspfleger.

Was in das Vereinsregister an welcher Stelle einzutragen ist, ist in Gesetz und VRV (Vereinsregisterverordnung) abschließend geregelt. Danach werden u.a. registriert Name und Sitz des Vereins sowie allgemeine Vertretungsregelungen, wozu beispielsweise die Angaben zu den vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern, einschließlich deren Namen, Vornamen, Wohnort, Geburtstag und Stellung innerhalb des Vorstands zählen. Weitere Eintragungen erfolgen auch zu den Rechtsverhältnissen des Vereins, und zwar mit Angaben zur Satzung, zum Datum deren Errichtung und zu deren Änderungen oder auch zur Auflösung des Vereins.

Um das Register aktuell zu halten, sind bestimmte Vorgänge im Verein anmeldepflichtig; dies gilt hauptsächlich für die Eintragung des rechtsfähigen Vereins (§ 59 BGB), Änderungen des vertretungsberechtigten Vorstands (§ 67 BGB) und der Satzung (§ 71 BGB) oder auch die Auflösung des Vereins (§ 74 BGB). Als Person anmeldepflichtig sind diejenigen Vorstandsmitglieder, "die insoweit zur Vertretung des Vereins berechtigt sind" (§ 77 BGB). Kommt der Vorstand seiner gesetzlich verankerten Anmeldepflicht nicht oder nicht unverzüglich nach, kann gegen ihn notfalls ein Zwangsgeld bis zu 1.000 € festgesetzt werden (§ 78 BGB). Außerdem stellt die Missachtung der Anmeldepflicht gleichzeitig eine Verletzung der Organpflichten dar, die den Vorstand u.U. Schadensersatzansprüchen aussetzt.

Beispiel:

Es werden alle vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder neu gewählt. Nachdem deren Amt bereits mit der Annahme der Wahl beginnt, obliegt die erforderliche Anmeldung dem neuen Vorstand. Nimmt dieser die Anmeldung nicht oder erst verspätet vor und schließt der weiterhin eingetragene "alte" Vorstand noch Rechtsgeschäfte ab, kann dem Verein ein Schaden entstehen, für den der "neue" Vorstand haftbar gemacht werden kann.

Die Anmeldungen zum Vereinsregister sind nach § 77 BGB mittels öffentlich beglaubigter Erklärung vorzunehmen. Demnach sind die schriftlichen Anmeldeerklärungen vom Vorstand in vertretungsberechtigter Anzahl (Vorstand im Sinnes des § 26 BGB) zu unterzeichnen und die Unterschrift(en) sodann öffentlich zu beglaubigen (§ 129 BGB). Beglaubigung bedeutet, dass die Unterschrift generell in Gegenwart des Notars vollzogen wird, wobei es nicht erforderlich ist, dass mehrere nur gesamtvertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder ihre Unterschriften gleichzeitig vor dem Notar leisten müssen.

Beispiele:

Bei der erstmaligen Eintragung des Vereins in das Vereinsregister sind der Anmeldung eine Abschrift (Kopie) der Satzung sowie eine Kopie des Gründungsprotokolls, aus der sich auch die Bestellung des (vertretungsberechtigten) Vorstands ergibt, beizufügen (§ 59 BGB); dabei muss die Satzung von mindestens sieben Mitgliedern unterzeichnet sein und den Tag der Errichtung angeben.

Bei den Folgeeintragungen, also beispielsweise anlässlich der Änderung des vertretungsberechtigten Vorstands, ist der Anmeldung eine Kopie des Protokolls beizufügen, in dem die Wahl des neuen Vorstands niedergeschrieben ist (§ 67 BGB). Soweit dazu nur ein Protokollauszug als Wahlprotokoll eingereicht wird, ist darauf zu achten, dass dieses unabhängig von der ansonsten üblichen Unterzeichnung durch den Protokollführer auch vom Wahlleiter als dem für den betreffenden Tagesordnungspunkt zuständigen Versammlungsleiter unterschrieben wurde.

Bei der Eintragung von Satzungsänderungen ist der Anmeldung eine Kopie des Protokolls beizulegen, aus dem sich unmittelbar der vollständige Wortlaut der Satzungsänderung(en) und der Beschluss über deren Annahme einschließlich der ausgezählten Mehrheiten ergibt; zusätzlich ist im Wortlaut die aktuelle Fassung der geänderten Satzung vorzulegen. Wurde die Satzung insgesamt neugefasst, ist der Kopie des Beschlussprotokolls als dessen Bestandteil der vollständige Text der neugefassten Satzung beizufügen. Damit liegt im Vereinsregister immer der aktuelle Satzungstext vor.

Die beglaubigte Anmeldung mit Anlagen ist dann vom Verein oder vom Notar in Urschrift bei Gericht vorzulegen. Der Notar kann alternativ dazu die von ihm oder dem Verein (auch als Datei) gefertigte Anmeldung elektronisch beglaubigen und diese samt Unterlagen in elektronischer Form einreichen.

Die Prüfungspflicht des Registergerichts bei Anmeldungen erstreckt sich formell auf deren Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit. In materieller Hinsicht prüft das Gericht lediglich, ob die beantragte Eintragung durch die eingereichten Urkunden gerechtfertigt wird; dabei wird insbesondere darauf geachtet, dass die Satzung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Wurden Mängel festgestellt, weist der Rechtspfleger in der Regel konkret darauf hin, folgt der Verein diesen Hinweisen nicht, ergeht eine formale Zwischenverfügung mit entsprechenden Hinweisen. Werden die Mängel auch danach nicht behoben, wird die Anmeldung zurückgewiesen. Gegen die Entscheidungen des Rechtspflegers können Rechtsmittel eingelegt werden.

Kosten der Anmeldung entstehen bei Gericht für die Eintragung und beim Notar für die Beglaubigung. Gesetzliche Grundlage für die Kostenerhebung und –berechnung ist das Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG).

Beispiele:

Für die Ersteintragung des Vereins fällt beim Gericht eine Festgebühr in Höhe von EURO 75 einschließlich der Veröffentlichung im Registerprotal an, für Folgeeintragungen dann eine Festgebühr in Höhe von EURO 50.

Bei einem Regelwert von 5.000 €, der bei durchschnittlichen gemeinnützigen Vereinen für einen Einzelvorgang zum Ansatz kommt, fallen danach beim Notar, der nur die Unterschrift(en) beglaubigt, EURO 20 (Mindestgebühr) an. Nimmt der Notar dagegen eine Beratung vor, entwirft er zusätzlich die Anmeldung und vollzieht diese gegenüber dem Gericht, erhält er eine Mindestgebühr von EURO 30. Hinzu kommen jeweils Auslagen und die gesetzliche USt.

Um Eintragungsverfahren zu beschleunigen und dabei Beanstandungen durch das Gericht zu vermeiden, sollte den gesetzlichen Vorgaben für die Anmeldungen beim Registergericht sorgfältige Beachtung geschenkt werden. Besondere Bedeutung hat dabei die rechtzeitige Anmeldung. Damit kommt der Vorstand nicht nur seiner Anmeldepflicht nach; die Eintragung beispielsweise neuer vertretungsberechtigter Vorstandsmitglieder dient diesen als Nachweis ihrer Vertretungsberechtigung, Änderungen der Satzung werden ohnedies erst rechtlich wirksam und für das Vereinsleben bindend, wenn sie im Vereinsregister eingetragen worden sind.

RA Richard Didyk, München, 01.04.2019