Aufwendungsersatz, Aufwandsentschädigung, Ehrenamtspauschale

Der Vorstand übt sein Tätigkeit dem Grunde nach ehrenamtlich bzw. nach dem Wortlaut der gesetzlichen Bestimmungen unentgeltlich aus (§ 27 Abs. 3 BGB). Daher steht dem Vorstand kein Anspruch auf eine Vergütung für seinen Zeitaufwand und die von ihm aufgewendete Arbeitskraft zu. Nachdem das Gesetz für die Geschäftsführung des Vorstands jedoch auf die Grundsätze des Auftragsrechts verweist, kann der Vorstand einen Ersatz für seine notwendigen Aufwendungen verlangen (Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB). Dazu zählen insbesondere Kosten, die ihm bei Ausübung seiner Vorstandstätigkeit für Porto und Telekommunikation, Bürobedarf und Reisen, aber auch für den Einsatz eines privaten Fahrzeugs entstanden sind. In der Regel wird Aufwendungsersatz gegen Einzelnachweis geleistet; erfolgt der Ersatz im Wege einer Pauschale, besteht in der Praxis häufig die Gefahr einer verdeckten Vergütung, die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Wenngleich sich der Anspruch auf Aufwendungsersatz als gesetzliche Folge der ehrenamtlichen Tätigkeit darstellt und in der Satzung für diesen Anspruch daher eine gesonderte Regelung eigentlich nicht erforderlich ist, sollte daran gedacht werden, den vom Verein zu leistenden Aufwendungsersatz in der Satzung, in einer Ordnung oder auch durch Beschluss festzulegen. Auf diese Weise kann ein Aufwendungsersatzanspruch beispielsweise gänzlich ausgeschlossen oder auch nach Art und Umfang und Höhe sowie nach dem berechtigten Personenkreis beschränkt werden; dies sollte insbesondere im Zusammenhang mit dem Einsatz von Privatfahrzeugen geprüft werden. Soweit dazu ein Beschluss gefasst werden soll, fällt dies in der Regel in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung, keineswegs zählt es zu den Aufgaben des Vorstands selbst, da dieser nicht über seinen eigenen Anspruch befinden kann.

Im Unterschied zum Aufwendungsersatz wird bei einer (pauschalen) "Aufwandsentschädigung" keine Kostenerstattung, sondern eine Vergütung der für den Verein erbrachten Arbeitsleistung und Arbeitszeit geleistet. Damit steht die Zahlung einer Aufwandsentschädigung im Widerspruch zur gesetzlich verankerten Unentgeltlichkeit, von der zwar abgewichen werden kann, wofür es dann allerdings einer ausdrücklichen Regelung in der Vereinssatzung bedarf (§ 40 BGB). Soweit die erforderliche Satzungsbestimmung oder eine auf deren Basis verabschiedete Vereinsordnung nicht durch die Mitgliederversammlung, sondern durch ein anderes Vereinsorgan beschlossen werden soll, muss auch hier beachtet werden, dass im Hinblick auf eine rechtlich unzulässige Interessenskollision bei der Entscheidung über die Höhe der Vergütung und den begünstigten Personenkreis alle davon betroffenen Vorstandsmitglieder von einem Stimmrecht ausgeschlossen sind (§ 34 BGB).

Eine besondere Form der Vergütung ist die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26 a EStG, wobei sich an deren Vergütungscharakter nichts ändert, dass Ehrenamtspauschale steuer- und sozialversicherungsfrei ist, solange sie bis zu EURO 840 im Jahr beträgt und damit eine Vereinstätigkeit im gemeinnützigen Bereich abgegolten wird. Soweit diese gesetzlichen Vorgaben nicht (mehr) vorliegen, handelt es sich dann um eine steuer- und sozialversicherungspflichtige Vergütung, für die es über die satzungsgemäße Zulässigkeit hinaus eines Dienst- oder auch Arbeitsvertrags bedarf.

Für die Vereinspraxis:

Für die Praxis wird dringend angeraten, die rechtlichen Voraussetzungen für Zahlungen im Zusammenhang mit einer Vorstandstätigkeit zu beachten, andernfalls mit erheblichen gesetzlichen Konsequenzen, unter Umständen bis hin zur strafrechtlicher Relevanz gerechnet werden muss. Vor diesem Hintergrund könnte eine Satzungsregelung daher lauten:

Die Ausübung von Vereinsämtern erfolgt in der Regel ehrenamtlich. Unberührt davon bleibt ein Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB für Mitglieder des Vorstands (… oder der Vereinsorgane … oder der Vereinsmitglieder) für solche Aufwendungen, die durch die Tätigkeit für den Verein entstanden und nachgewiesen sind. Die Erstattung der Aufwendungen kann durch Beschluss der Mitgliederversammlung oder im Rahmen einer von ihr beschlossenen Ordnung dem begünstigten Personenkreis, dem Grunde und der Höhe nach ausgeschlossen oder beschränkt werden.

Mitgliedern des Vorstands (… und sonstigen Amtsträgern) kann im Rahmen der Möglichkeiten des Vereinshaushalts und unter Berücksichtigung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben eine angemessene Vergütung, insbesondere eine Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26 a EStG (sog. Ehrenamtspauschale) gewährt werden. Die Entscheidung über den begünstigten Personenkreis und die Höhe der Vergütung obliegt der Mitgliederversammlung und kann von dieser durch Beschluss oder im Rahmen einer Vereinsordnung festgelegt werden.

06.04.2022

Richard Didyk, Rechtsanwalt